宝洁的开会次数没有其他公司那么多。就信息交换或制定决策而言，会议通常被认为是没效率且没有效果的办法。
会议对于脑力激荡、制定决策、追踪事项、信息交换，或协调跨部门团队是有其作用的。但是宝洁的会议比起其他公司具有较高的目的性而且很有组织。如同精心雕琢的备忘录一样，它是一个非常有效率的信息沟通及行动方案和建议工具，会议的运行也采用相同的组织性及精确度。
宝洁的离职员工到其他公司上班时，首先要面对的事情恐怕是无边际的会议及缺乏书面沟通。通过备忘录，他们可以详细研究每个步骤之间的关联性。但是，会议却不能办到。前任宝洁人也觉得简报的形式(从图表展示到简报者的个人风格)容易使人分神。
创意审查会议(广告商向品牌经理简报新制作的广告)可以展现宝洁的会议形式。像备忘录一般，会议以联结各个部门为目的而组合起来：目的概述、背景说明、建议以及论证。
宝洁典型的创意审查会议，一开始便由品牌经理说明本次会议计划达到的目的，然后由品牌经理(或副经理)进行创意目的及策略的审查。品牌经理的对等窗口，即广告商的客户服务专员，将说明广告与策略的发展过程及其相关性。
接下来创意总监或广告文案撰写人，个别或同时进行广告简报。他们充满热情及活力的简报给人身临其境的美妙感受。
一阵肃静之后，品牌经理、副经理及营销经理都忙着做笔记。
品牌副经理首先回应。他针对简报资料是否确实执行品牌的广告策略进行评论——而不是他对此广告的好恶与否。然后他运用在宝洁广告文案学院所学的广告评价技巧来提出相关的评论。广告商可以回应并解释广告是如何诠释品牌的广告策略的。
接下来是品牌经理发表评价品牌副经理的意见，并加上一些个人的看法。广告商也提出相应回应。然后是营销经理针对先前的讨论，提出过去宝洁的广告经验及一些个人的主观评价。同样地，广告商也提出回应。如果营销经理是最资深的与会者，他将作最终的定夺，然后品牌经理总结会议结论及追踪事项。
受过培训的宝洁人能够体会创意过程的独特本质，而不会轻率评价创意成果。然而，会议的根本架构是客观并有目的性，会议的焦点将不断地锁定广告目标、策略及终极目的。
在美国，许多会议议题是草率规划并被执行的。根据估计，这些会议的效率及效果只有预期的30％。无论是否以宝洁形式举行会议，有些原则是放诸四海皆准的：
●确认会议任务。
●确认谁是参与者及参与目的。
●准备会议议程，并在会前通报。
●请与会者提出对议程的看法，并在会前更改确定。
●会议一开始先审查议程、会议目的及相关背景。
●维持会议重心。
●鼓励与会者适度参与讨论。
●建立追踪事项:谁执行提案/提案内容是什么／如何执行／何时实施。
通过严谨的议程规则，会议一开始的目标设定，以及赋予特定人维系会议进度的责任，使会议的效率大幅提高。■
□会议达成目的七点技巧
一、假想对方的反对意见
会议中，在某人发言之前，必须假想他可能提出的反对意见，并准备好答案，便可从容不迫地应对。
二、选择最佳时机
一天当中什么时候才是最佳时机呢?实践证明，在下午最佳，这或许和与会人员经过午餐后的休息，心情比较舒坦有关。但也有人认为，在一天的工作告一段落之后，比较适合举行会议，这与人们因工作告一段落，心情较轻松有关。值得注意的是，如果下班时间已到，而工作却尚未告一段落，正在焦虑不安时，却不宜开会，否则可能产生反面效果。总之，在做会议准备工作时，须根据与会人员的业务关系和个性来决定正确的时机。
三、注意人际关系
为使会议能顺利进行，平时应注意扩大人际交往的范围。因为如果彼此之间已经有充分的了解，对方自然会倾力相助。
四、正面发言
正面发言，是指在会议上该你发言的时候毫无保留地，堂堂正正地把观点和意见发表出来。不满的情绪凝结，防止的办法只有一个，即在会议上经常采取正大光明的发言方式，彼此保持卓有成效的沟通和“听”与“说”的勇气。
五、提出并强调问题
在寻找集中精力于会议议题的途径时，主持人既要保证有达到会议当前目的的技巧，又要保证有达到会议整体目的的策略。会议的议事议程的头几条最好包括：
1．注明会议的远期目的。
2．注明主要事项的当前目的，保证所有讨论，促进这些目的的实现。
六、鼓励积极的发言
会议主持人除了努力维持会议目标和讨论主题外，适当的时候，还应该是一个仲裁者，保证在听取双方意见的前提下作出决定。会议中所需要的和能接受的是强硬的争论和发言，而不是侵略性和攻击性的发言，但二者经常被混淆。高效率会议主持人应保证强硬发言是会议可以接受的，而侵略性发言是不被接受的。
七、克服脾气
发脾气是与会者时常出现的情况，作为主持人，除非是有意，最好不要发脾气和表示出厌烦情绪。■(作者系《高效会议》一书作者)
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